Por: Luis Gallo Mondragón.
Lima, Perú, 09 de Febrero del 2015.— Hoy en día en un mundo tan competitivo muchas veces los vendedores pasan el día corriendo de un lado a otro, ocupados en mil y una cosas, sintiendo que no han hecho nada productivo, que acaba el día o la semana y no se ha culminado las actividades del “día a día” propias de un vendedor.
¿Muchas veces parece que el día no tiene suficientes horas? ¿A Usted le ha pasado?
Por eso es importante para el personal de ventas o el equipo comercial sepa administrar mejor el tiempo y ser más productivo, se debe tomar en cuenta dos (02) aspectos: ser más eficiente, y ser más efectivo.
Para ser más eficiente es importante determinar cuándo se es más productivo y qué hace perder el tiempo.
También es importante conocer cómo se pierde el tiempo, las actividades o tareas que supuestamente nos van a llevar solo cinco minutos y sin darnos cuenta ¡hemos perdido media mañana!.
Para ser más efectivo, en centrarse en las cosas importantes, las que van a dar mejores resultados. En resumen, hay que saber priorizar.
Asimismo un concepto básico que todo personal de ventas debe saber que es que la administración exitosa de una venta depende de una combinación óptima de eficacia y eficiencia.
La utilización eficaz y eficiente del tiempo es crucial para el desempeño exitoso, tanto de los gerentes de ventas como de los vendedores.
La eficacia está orientada a los resultados y se enfoca al logro de metas de ventas, mientras que la eficiencia está orientada al costo y se dirige a hacer la mejor utilización posible del tiempo y los esfuerzos del personal de ventas. Juntas, las dos equivalen al éxito en las ventas.
Eficacia + Eficiencia = Éxito en las Ventas.
El aumento desmedido en los costos de hacer visitas de ventas personales ha impulsado a buscar los medios más eficientes y eficaces para llegar a los clientes. El personal de ventas está logrando estas metas por medio de la administración del tiempo y adoptando nuevas tecnologías.
La gestión efectiva del tiempo es una necesidad absoluta. Para organizar el tiempo normalmente se utiliza un planeador del día y una lista de cosas por hacer. Por cierto, estas herramientas son útiles, pero no ayudan necesariamente a desglosar uno de los elementos más esenciales de la buena administración del tiempo: distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.
Un buen uso del tiempo significa ser efectivo a la vez que eficiente. Gestionar el tiempo efectivamente, y conseguir las cosas que quiere conseguir, significa dedicar el tiempo en cosas que son importantes y no sólo urgentes. Para hacerlo, y para minimizar el estrés de tener demasiados plazos por vencer, necesita entender esta distinción:
- Las actividades Importantes tienen un resultado que conduce a la consecución de sus propios logros.
- Las actividades Urgentes demandan atención inmediata, y a menudo están asociadas con la consecución de los logros de otro.
Definiciones: IMPORTANTE Y URGENTE
- No son sinónimos.
- Una actividad es IMPORTANTE cuando contribuye significativamente a la obtención de objetivos laborales (vale decir tareas estrechamente ligadas a los objetivos de la organización) o personales.
Una actividad es URGENTE simplemente porque parece haber una razón compulsiva para hacerla ahora.
Una planeación y diseño más eficientes de las actividades de una área de ventas permiten que el personal de ventas haga visitas más frecuentes a los clientes actuales, que visiten un mayor número de nuevos prospectos y que pasen más tiempo desarrollando relaciones con el cliente por medio del servicio, todo lo cual debe conducir a más ventas, mayor lealtad del cliente y utilidades más altas.
Se han diseñado modelos y herramientas para desarrollar los planes de diseño de rutas, visitas, prospección de cuentas, seguimiento, cierre de ventas, cuadrantes de importante versus lo urgente, de manera que el personal de ventas maximice su tiempo e incrementar su productividad comercial.
En un próximo artículo detallaremos las ventajas de un buena administración del tiempo, las trampas de tiempo más comunes, lo que afecta la buena administración del tiempo, así como saber organizarse en el trabajo diario.
PALABRAS CLAVES
¿Qué es el Tiempo?: Aquella dimensión sobre lo que el hombre ocupa una actividad y del que sólo nos acordamos cuando empezamos a perderlo.
- El tiempo es obvio e indispensable, como el oxígeno.
- El tiempo deber ser considerado un recurso no renovable.
- El tiempo es un recurso intrísecamente valioso, el dominio del tiempo conduce al dominio de la vida, por eso hay que administrarlo bien.
- El tiempo nos define a nosotros, hay que conocer sus leyes y principios.
¿Qué es Productividad?: Puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida.
Acerca de Luis Gallo Mondragón
Luis Gallo, es un profesional en informática con estudios en Administración de Empresas, y especialización en Marketing y Ventas. Ejecutivo Senior que cuenta con más de 13 años de experiencia en la industria TI, ocupando diferentes cargos de gestión comercial, ventas consultivas de soluciones informáticas, gestión de licitaciones y contrataciones con el Estado Peruano.