Carlos Llerena Morales, Contador General de la Clínica Anglo Americana, prestigiosa entidad de servicios de salud ha implementado exitosamente SAP Business One, en esta entrevista comparte con nosotros sus experiencias
IT/USERS: Señor Llerena, como un profesional de la Contabilidad ¿nos podría explicar en qué medida la solución de SAP es idónea para los procesos contables y de negocio de una clínica?
C.Ll.: En primer lugar habría que destacar que el programa de SAP Bussines One que hemos adquirido, cumple las funcionalidades de back office administrativo de la clínica. Estamos trabajando vía interfaces con unos programas de la parte operativa, la parte asistencial de la clínica. Lo que necesitábamos nosotros es mejorar la información que recibimos, el control de los almacenes de medicinas, material médico, al igual que mantener en línea toda la facturación que generamos dentro de la clínica y a su vez poder emitir información en línea para la toma de decisiones de los comités de gerencia y el directorio.
IT/USERS: ¿Qué tipo de decisiones?
C.Ll.: Decisiones claves, como por ejemplo, manejar los flujos de caja, adquisición de nuevos financiamientos, toma de inventarios para saber en qué grado de rotación van las existencias, estados financieros para poder evaluar la rentabilidad de la organización. Y por otro lado, ya estamos entrando a ver el tema de presupuestos para poder amarrarlo a nuestro plan estratégico, que lo ve directamente la plana gerencial y el directorio.
IT/USERS: ¿En qué etapa consideran Ustedes que están en la implementación de SAP?
C.Ll.: El Business One no sólo ha instalado procesos del área contable, sino los ha tomado también de otras áreas administrativas. En nuestra clínica tenemos el área logística, tenemos el área logística farmacia –existen dos tipos diferenciados de logística en la clínica– en la cual realizamos compras importantes, el 90% de nuestros insumos es adquirido por esta área logística, la cual ha mejorado los procesos para poder hacer las cotizaciones y la colocación de órdenes, con el fin de prever cualquier falta de estos productos, en nuestro flujo diario.
IT/USERS: ¿Están utilizando algún tipo de Sistema automatizado como etiquetas RFID o códigos de barra?
C.Ll.: Estamos en un proyecto para iniciar esto, todavía no estamos trabajando en código de barras, ya que por ahora estamos trabajando el método de almacenamiento específico, con el método de Kardex, para el próximo año automatizar estos procesos. Este año hemos cerrado, para el requerimiento de activos fijos, un proyecto específico en código de barras y en breve estamos por concretar el proyecto relacionado a las existencias de material médico.
IT/USERS: ¿Cuáles son los actuales desafíos que Ustedes han podido resolver con la solución de SAP?
C.Ll.: Han sido muchos, ciertamente, es un cambio cultural para toda la organización, una de las metas ha sido mejorar nuestros cierres contables, uno de los objetivos que teníamos era poder acortar los tiempos de los Cierres Contables que anteriormente nos tomaban entre 15 a 20 días, ahora hemos conseguido reducirlos a 5, para ello hemos trazado un plan de trabajo con las áreas involucradas.
IT/USERS: ¿En qué medida considera que SAP Business One es útil para su Negocio?
C.Ll.: Para nosotros, lo prioritario era automatizar el Back Office de la Clínica, la parte administrativa, en el mercado no encontramos ningún producto que se asocie al ciclo de negocio de nuestra Clínica, que es muy particular y muy complejo. SAP nos ofrece la posibilidad de personalizar la solución, e irlas adaptando a nuestras necesidades. El Partner de SAP, Bekesantos está desarrollando un plan de trabajo, desde noviembre del 2011 en conjunto con nosotros para ir acelerando la adecuación de los procesos e ir resolviendo las eventuales ocurrencias y adecuación de interfaces, y “curvas de aprendizaje” que son naturales a todo proceso de adopción de nuevas tecnologías.