Gestión del cambio en un proyecto ERP

totvs-pymes-dream-itusersPor: Héctor Chang, Director Unidad TOTVS Perú – Lima

Lima, 15 de abril del 2013.— Uno de los principales frentes a considerar en la implementación de un proyecto de Sistemas Integrados (ERP), es el relacionado a la Gestión del Cambio. Cuando hablamos de cambio en este contexto, referimos al conjunto de actividades y eventualidades dadas desde un estado de origen (actual) a un nuevo y deseado estado futuro.

Normalmente en un proyecto de sistemas de información damos especial interés al aspecto de la tecnología y de los procesos de negocio (funcionalidades) relacionados al alcance del proyecto.

Dentro del plan del proyecto debe asegurarse la transmisión de conocimientos a través de cursos y capacitación formal, simulaciones; así como el acompañamiento de expertos durante el inicio del nuevo sistema. Normalmente, los proveedores de software proponen estos esquemas.

A este primer nivel, empiezan a aparecer interrogantes relacionadas a asegurar la mejor disposición y las actitudes de las personas involucradas en los nuevos procesos y tecnologías.  Se definen estrategias orientadas a presentar las nuevas herramientas tecnológicas, reducir el temor y la resistencia al cambio. Es normal la consideración de  talleres de motivación y equipos de trabajo.

El monitoreo del clima del proyecto para la detección y atención oportuna de factores de riesgo, así como la estrategia de comunicación a las personas e instituciones involucradas también deberán ser considerados. Todas las observaciones identificadas deben ser  objetivamente evaluadas y respondidas;  pueden ser muchas, muy variadas y en gran medida se relacionan a funcionalidades necesarias y no incluidas en el detalle del proyecto.

Otras tantas están relacionadas al impacto de los nuevos sistemas sobre los roles actuales, la simplificación de las tareas y la posibilidad de que a raíz del nuevo sistema haya una reducción de personal en la empresa.

En un nivel paralelo se deben considerar los aspectos relacionados a la estructura de la organización, al impacto de los cambios sobre los sistemas de evaluación y compensaciones, las nuevas capacidades de la organización y su impacto sobre la estrategia competitiva, entre otros.

Por lo anteriormente mencionado, un proyecto de este tipo es considerado estratégico y como tal, es a la alta dirección a quien corresponde definir la visión y el alcance de los nuevos sistemas, comunicarlo y asegurar su exitosa ejecución.

La gerencia del proyecto, deberá analizar y proponer la estrategia a seguir  en Gestión de Cambio y quizá considerar el apoyo de especialistas en este importante y muy amplio frente.

Acerca de TOTVS:

Líder absoluta en Brasil, con 53.1% del market share*, y también en América Latina con 35.6%, TOTVS es una empresa de software, servicios y tecnología. Es la 6ª mayor desarrolladora de sistemas de gestión integrada (ERP) del mundo y la 1ª en países emergentes, siendo también líder en el segmento de pequeñas y medianas empresas (Pyme) en América Latina. TOTVS fue la primera empresa del sector de TI de América Latina a abrir capital y está listada en el Nuevo Mercado de la Bolsa de Valores de São Paulo – BOVESPA. Sus operaciones en ERP son complementadas por un amplio portafolio de soluciones verticales y de servicios como Consultoría,  BPO y Cloud Computing. Para más informaciones, acceda al sitio web: www.totvs.com. *Fuente: Gartner – “All Software Markets”, Worldwide, 2011