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La guía rápida para el cambio de ERP en su empresa
Por Jorge Valdez, Director de Desarrollo para Epicor Latinoamérica y el Caribe
Lima, 29 de agosto del 2012.— Actualmente la mayoría de las empresas cuentan con diversas aplicaciones empresariales implementadas en el negocio. Adicionalmente, muchas de estas se encuentran envueltas en un proceso transitorio o están evaluando la posibilidad de migrar su ambiente de sistemas hacia soluciones basadas en una arquitectura orientada al servicio. Más aún, un gran número de compañías están fuertemente ancladas a soluciones ERP ya existentes.
Aunque nunca es fácil la actualización o migración de productos como las soluciones de planeación de recursos empresariales, ERP, los cambios fundamentales en las arquitecturas de TI, en conjunto con los nuevos requerimientos del negocio y las nuevas y mejores ofertas de los proveedores de software están haciendo que sea imperativo para muchas organizaciones considerar la actualización o migración de su ERP a las nuevas versiones.
En todas las empresas hay un momento en el que se analiza la relación costo-beneficio para determinar si el ERP con el que cuentan es o no el más adecuado. Incluso, en base a la evaluación realizada, se conocerá si vale la pena o no seguir utilizando el sistema actual arriesgándose al rezago tecnológico y funcional, o si lo mejor será seleccionar una nueva solución haciendo frente a los riesgos de una determinada inversión y los posibles cambios en la cultura laboral de la organización.
Al hacer el análisis del ERP actual de la empresa, es muy importante identificar el trabajo que se desempeña fuera del sistema. Mientras más grande sea la cantidad de trabajo realizado fuera del ERP, más conveniente será que la compañía migre a un nuevo sistema. A continuación presentamos algunas situaciones clave que lo apoyarán en la evaluación del cambio de ERP en su empresa:
- Cuando el ERP ha dejado de integrar los datos críticos de su negocio, ha dejado de cumplir su función central de integrar y simplificar procesos. En estos casos, la empresa se ve obligada a usar software específico que causa la dispersión de información creando ineficiencias, e incrementando la complejidad operativa.
- Si la empresa no ha realizado actualizaciones del sistema porque resulta una tarea ardua y costosa elevando considerablemente los costos de propiedad, tal vez debería considerar un cambio de sistema.
- Conozca si su ERP se ha quedado obsoleto. Revise si para que el sistema funcione es necesario contar con equipos pesados. Aunque los precios del hardware bajan constantemente, un sistema basado en la arquitectura orientada a servicios resulta más fácil de mantener implicando menos riesgos.
- En los casos donde las cuotas de mantenimiento son elevadas, el costo de propiedad se incrementa de manera notable. Si a esto agrega que su empresa cuenta con varios sistemas, es recomendable cambiar a una solución que facilite una gestión integrada del negocio.
- Cuando le es complicado acceder a la información de su empresa estando fuera de ella, significa que su sistema no es accesible. Evite caer en esta situación que resta dinamismo a su empresa.
- Si su ERP no es compatible con las nuevas plataformas de colaboración, la solución limita su interacción con otros. Con la aplicación de una solución compatible con portales de compras, portales de clientes, servicios web o EDI o redes sociales, su negocio logrará una mayor eficiencia y capacidad de respuesta ante el mercado.
- Analice los niveles de rotación de personal en su empresa. Al contrario de las soluciones antiguas que implican largos tiempos de aprendizaje, los ERP de hoy han alcanzado considerables mejoras en usabilidad. Evite costos adicionales de entrenamiento, migrando a un nuevo y sencillo sistema de gestión.
- En los casos de expansión internacional de la empresa donde es necesario hacer modificaciones costosas en el ERP, significa que el sistema ha quedado obsoleto. Las nuevas aplicaciones están localizadas para poder operar en cualquier parte del mundo y en diferentes idiomas, evitando hacer modificaciones y respetando las regulaciones de cada país.
Con el tiempo, las organizaciones se han vuelto más complejas. La búsqueda de la excelencia en las operaciones es hoy un requisito mínimo para ser un competidor en los mercados globales. Actualmente las empresas tienen en la tecnología las herramientas clave para lidiar con la complejidad y alcanzar esa excelencia operativa.
Al elegir el ERP adecuado, la organización obtiene la capacidad de combinar su información empresarial en un solo centro de datos. Además, al implementar una solución flexible reduce y, en muchos casos, elimina los procesos manuales incrementando el ritmo de crecimiento del negocio. Sin duda, la capacidad de trasladar información de forma electrónica en tiempo real, permite la automatización de los procesos cotidianos proporcionando una auditoría detallada garantizando el cumplimiento de los procesos.
La procuración electrónica necesita inteligencia de negocios
Por: Scott Hays, Director de Product Marketing de Epicor
Lima, 15 de agosto del 2012.— Las iniciativas de procuración electrónica tienen que ver con lograr el alcance, la velocidad y el control en los procesos de requisición y aprobación. Sin embargo estos tres elementos no se pueden lograr con procesos manuales. El objetivo clave es eliminar las ineficiencias de los procesos de manera que sea más fácil y rápido para todos los involucrados hacer lo que quiere que hagan.
Debido a que muchas empresas, especialmente en el mercado medio, carecen de agentes o departamentos de adquisiciones de tiempo completo, todas sus actividades de compras se distribuyen entre las áreas operativas donde el personal las lleva a cabo como parte de otra función, por ejemplo en la gestión de instalaciones o TI. Donde es necesario, se pueden lograr beneficios reales mediante la implementación de una solución de procuración electrónica con un repositorio común de los proveedores y un rápido proceso de flujo de trabajo con requisiciones y aprobaciones en línea.
El reto es que cuando las empresas obtienen ese repositorio se sienten confiadas de haber logrado el fin último de la procuración electrónica siendo que verdaderamente están dejando de gozar de algunos beneficios. Sin un departamento de compras centralizado y focalizado, no hay un ‘campeón’ en la organización para llevarla al siguiente nivel de ‘la promesa de procuración electrónica’.
Esta transición, significa que la implementación de inteligencia de negocios en la procuración se vuelve víctima de una visión limitada al funcionamiento de nivel departamental. Los departamentos de la organización consiguen básicamente lo que necesitan en términos de una búsqueda, selección, compra y proceso de envío eficientes, de manera que no se unen para impulsar la procuración de inteligencia de negocios. Mientras que cada área obtiene lo que necesita dentro de sus presupuestos departamentales, piensan que todo está bien.
Lo que falta, es un análisis más amplio y profundo de los gastos que sacan a la luz información de proveedores redundantes, oportunidades de compras al mayoreo y posibilidades para obtener mejores descuentos, términos y niveles de servicio de proveedores existentes y potenciales.
Esta es la promesa real de la procuración electrónica una vez que la información en los repositorios es debidamente analizada y evaluada. La inteligencia de negocios en la procuración es una ventana a los proveedores, artículos, precios, volúmenes y procesos de autorización, que presentan una gran oportunidad para la mejora continua.
Lo que está deteniendo a algunas empresas no es lo técnico, sino lo organizacional. Algunas veces estas características existen en el software que ya utilizan. Sin embargo la utilización de la inteligencia de negocios para las adquisiciones será una mina de oportunidades sin explotar hasta que alguien en las áreas de compras o finanzas potencialice su uso en toda la empresa.
Definiendo al ERP y su impacto en la organización
Por: Alejandro Benavides, Vicepresidente de Operaciones de Epicor para Latinoamérica y el Caribe
Lima, 02 de agosto del 2012.— Existe una gran cantidad de soluciones que apoyan los procesos de toma de decisiones en las empresas y las ayudan a ser más productivas, reducir costos de operación y, en consecuencia, ser más competitivas. Herramientas como los ERPs son un ejemplo de estas.
El tema de las soluciones de planeación de recursos empresariales, mejor conocidos como ERPs, es uno muy discutido en la industria de las tecnologías de información (TI). En términos sencillos, un ERP es un software integral que le permite a una empresa automatizar y modelar sus procesos de negocio, compartir datos, producir y acceder a la información en tiempo real, facilitando su planificación de recursos para la toma de decisiones. Los sistemas ERP permiten la integración del negocio ya que unifican y ordenan los datos de diferentes procesos en un solo lugar, mejorando el flujo de información entre las áreas de la compañía.
Anteriormente, las estrategias de negocio se centraban en mejorar los niveles de producción para la generación de poder y ventaja competitiva. Posteriormente el concepto de calidad en el servicio marcó la pauta para que las empresas buscaran estar certificadas ante las diferentes normas de calidad en el mundo. Sin embargo, actualmente la estrategia está comandada por la información. Contar con la información precisa, en el momento indicado y para la persona correcta, determina la ventaja competitiva del negocio.
Ahora, ¿cuál es el propósito último de un ERP? Su implementación en la empresa ayuda a cubrir diferentes aspectos entre los que destacan la confiabilidad en la información y reportes generados por el sistema, la rapidez en el proceso de información, la disminución de tiempos de entrega y gastos de operación, así como rapidez y mayor certeza para la toma de decisiones gerenciales.
Como herramienta que apoya el proceso de toma de decisiones, un ERP ayuda de muchas maneras. En primera instancia, este tipo de solución permite la conexión de la información de las cinco áreas principales de la empresa: finanzas, manufactura, ventas y marketing, logística, y recursos humanos. Adicionalmente, contar con esta clase de automatización incrementa el nivel de certeza al momento de diseñar un plan de acción o estrategia para cualquiera de las áreas involucradas.
No importa qué tan pequeña o grande es la empresa, todos los negocios coinciden en el tipo de problemas relacionados al manejo de la información. Hoy en día las compañías líderes en cada sector cuentan con gente dedicada a visualizar el futuro y planear cómo atacar al mercado. Además, para el análisis de las estrategias, existen equipos particulares enfocados en la consecución de los objetivos. Es en estas tareas donde los especialistas en TI desarrollan diferentes propuestas y evalúan la gama de soluciones disponibles, para tomar la decisión que mejor convenga a la organización.
Ahora bien, ¿cómo podemos ser más productivos si no tomamos en cuenta a la tecnología para que auxilie en este sentido? ¿Cómo hacer para que un empresario se dé cuenta que una máquina sí puede producir más, pero que no tiene caso si no es más productivo, es decir, si no reduce sus costos y no ofrece un producto de buena calidad a un precio justo?
En estos casos, uno de los problemas principales radica en la visión y la cultura de la empresa, así como el poco o nulo conocimiento e interés de la dirección por voltear a ver las soluciones de TI. Un segundo problema se presenta una vez que se acepta la adopción de un ERP, toda vez que se han evaluado las diferentes opciones y se ha elegido la ideal. El miedo al cambio se vuelve una gran preocupación en esta etapa ya que la gente se resiste a conocer y aprender nuevas formas de trabajo. Igualmente, los equipos no alcanzan a identificar la manera en que esta nueva herramienta los beneficiará, ya sea disminuyendo la cantidad de trabajo o su dificultad, o si traerá mayores ingresos para ellos o la empresa.
Es innegable que las TI potencializan la competitividad de las empresas. Una solución de planeación de recursos empresariales, ERP, representa una herramienta vital para las organizaciones porque brindan grandes ahorros en tiempo y optimización de procesos que anteriormente se realizaban de forma manual o mediante un sistema computarizado de manera aislada que no facilitaba el intercambio de información entre las diferentes áreas.
Pensemos en términos de competitividad, un concepto cada día más presente en el mundo de los negocios. Los vecinos, los colegas, la empresa que aún no existe… todos son actores que buscarán su lugar en el competido espectro empresarial. Acompañemos nuestras estrategias de negocio con soluciones de TI, como los ERPs, para hacer frente a los nuevos retos que vendrán.
Hoy en día, se pone de manifiesto la necesidad de un cambio radical en la forma en que vemos los negocios. No es posible ignorar los rápidos avances que se están gestando alrededor del mundo. El proceso de globalización ha favorecido la cercanía de los mercados, mientras que las TI se han encargado de derribar cualquier barrera que se presente. Hoy es el momento de pensar en ser pro-activos, no reactivos.
